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行業(yè)解讀

廣州年會(huì)活動(dòng)策劃成本如何控制？

2022-04-01 10:11:34
來(lái)源：全域影視傳媒?作者：chnvcr

年會(huì)活動(dòng)，如何用最少的預(yù)算達(dá)到最好的活動(dòng)效果？對(duì)于年會(huì)策劃者，這是一個(gè)大難題。今天，全域影視傳媒策劃總監(jiān)Ryan來(lái)教您怎么控制年會(huì)活動(dòng)成本。

1）年會(huì)活動(dòng)策劃表演什么時(shí)候開(kāi)始？
作為年會(huì)活動(dòng)策劃組織者，一定要提前跟演員溝通清楚，通常音樂(lè)表演或者娛樂(lè)活動(dòng)要安排在客人預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間前至少15分鐘開(kāi)始，這樣就不會(huì)出現(xiàn)冷場(chǎng)，要向演員強(qiáng)調(diào)必須在客人到達(dá)之前做好準(zhǔn)備，有些演員檔期較滿則要提前做好安排。

2）如果年會(huì)活動(dòng)策劃到達(dá)高潮，是否需要演藝人員延長(zhǎng)演出時(shí)間？
如果遇到需要延長(zhǎng)時(shí)間的情況，年會(huì)活動(dòng)策劃負(fù)責(zé)人要向演員說(shuō)清楚.有些地方聚會(huì)可以持續(xù)到22點(diǎn)，但要清楚是不是須要得到相關(guān)部門的找準(zhǔn)。同時(shí)北京年會(huì)活動(dòng)策劃公司要清楚延長(zhǎng)演出時(shí)間需要支付的費(fèi)用，必須向樂(lè)隊(duì)講明在接到通知之前不能折走樂(lè)器設(shè)備。

3）年會(huì)活動(dòng)策劃設(shè)備的使用情況如何？
設(shè)備是精美的、粗劣的、還是年久未修的?是否符合公司形象？是否存在著這樣或那樣的問(wèn)題？是否有不雅的圖片或文字？不要到活動(dòng)當(dāng)天才猛然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量不過(guò)關(guān)。廣州宣傳片拍攝

4）年會(huì)活動(dòng)策劃舞臺(tái)上是否擺有公司標(biāo)志的物品？
年會(huì)活動(dòng)策劃人員應(yīng)該向經(jīng)紀(jì)人咨詢，如果舞臺(tái)上擺有公司產(chǎn)品，某些明星可能會(huì)拒絕登臺(tái)，因?yàn)檫@樣看起來(lái)像是在為該產(chǎn)品做代言。因此，必須得到對(duì)方的書(shū)面同意或者使產(chǎn)品展臺(tái)與表演的舞臺(tái)區(qū)分開(kāi)來(lái)。

5）是否需要化妝室？
所需要的化妝室數(shù)量與大小各是多少?是否有特殊要求,例如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲(chǔ)物間或茶點(diǎn)？如果娛樂(lè)節(jié)目中有動(dòng)物表演，那么年會(huì)活動(dòng)策劃人員要確?；顒?dòng)中客人的安全，還要注意動(dòng)物的喂養(yǎng)、飲水問(wèn)題.如果需要的話要增加安保。

6）服裝方面有什么要求？
演員應(yīng)該如何著裝，是盛裝前來(lái)還是來(lái)到后再換衣服？如果他們?nèi)梭w彩繪或者化妝面積較大，他們是否需要單獨(dú)的洗手間？化妝室是否需要采取安保措施？總之，演員的著裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚。

7）是否有不宜演奏的歌曲？
了解樂(lè)隊(duì)全部歌曲，制訂活動(dòng)中演奏的曲目表，之后再進(jìn)行核查.要記住，你是顧客而顧客就是上帝，如果對(duì)方堅(jiān)持演奏一些歌詞或曲調(diào)對(duì)于活動(dòng)不宜的歌曲，可以終止合同.無(wú)須去遷就那些自大狂。

8）一旦發(fā)生緊急情況，是否聯(lián)系演員或演員公司與經(jīng)紀(jì)人的固定電話和手機(jī)號(hào)？
必須知道上述人員的電話，如果在年會(huì)活動(dòng)策劃當(dāng)天出現(xiàn)意外，應(yīng)該知道找誰(shuí)、去哪里找、如何最快找到。企業(yè)宣傳片拍攝

9）年會(huì)活動(dòng)策劃設(shè)備什么時(shí)候到，安裝需要多久時(shí)間？
年會(huì)活動(dòng)策劃布展時(shí)要了解設(shè)備的方式，以便確定是否需要為卸車停車做出特殊的安排.是否聘用了工會(huì)工人、支付了工會(huì)費(fèi)用？年會(huì)活動(dòng)策劃設(shè)備安裝是否隨時(shí)可以進(jìn)行？由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)安裝工作–是樂(lè)隊(duì)、會(huì)場(chǎng)、還是我方，安裝樂(lè)器并進(jìn)行試音需要多長(zhǎng)時(shí)間？
在進(jìn)行年會(huì)活動(dòng)策劃場(chǎng)地布置和餐桌擺設(shè)之前，樂(lè)器設(shè)備必須安裝到位，設(shè)備安裝與會(huì)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行的其它工作如何協(xié)調(diào)？先后次序如何安排？

10）如何處理嘉賓的要求？
在處理嘉賓的要求時(shí)必須考慮到各方面的情況，例如，為了方便嘉賓在招待會(huì)上互相結(jié)識(shí)與交友，年會(huì)活動(dòng)策劃者可以安排了低緩的爵士樂(lè)，但是有嘉賓要聽(tīng)別的（如硬派搖滾），那么你希望主持人如何處理？例如，可以告訴嘉賓大會(huì)只準(zhǔn)備了爵士樂(lè)，詢問(wèn)是否有比較喜歡的爵士樂(lè)手，改換音樂(lè)將會(huì)改變整個(gè)晚會(huì)的基調(diào)，之后再想回到原來(lái)的預(yù)期氛圍則并非易事。

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